Når skoleåret er slutt og klassene flytter opp et trinn kan dette organiseres på flere måter i Transponder dersom man har synkronisert kontaktlisten fra skoleadministrativt system. De forskjellig måtene har ulike konsekvenser. Før du gjør endringen er det greit at du vet litt om hvordan meldingshistorikken lagres. Når det sendes meldinger til og fra en kontakt/ foresatt, lagres den med to tilknytninger. 1: På personen (den foresatte evt. elev) og 2: knyttet til gruppen vedkommende hører til. Om en kontakt slettes (noe som skjer automatisk ved opprykk i de fleste skoleadministrative system) vil alltid meldingshistorikken komme tilbake knyttet til samme person når synkronisering slås på igjen.
Opprykk alternativ 1 (flytt meldingshistoreikk med elevene til neste trinn):
Slå av synk (Om gruppene i kontaktlisten allerede er tomme for kontakter og hengelåsene er fjernet, betyr det at synk automatisk er slått av i forbindelse med opprykk i skoleadministrasjonssystemet)
Slett det høyeste trinnet (f.eks 7. klasse)
endre gruppenavn (6. klasse endres til 7. klasse, 5. klasse til 6. klasse osv)
Slå på synk legg til de nye gruppene.
Konsekvens: Innboksen og utboksen vil da følge gruppen, dvs at de meldingene som lå i 6.klasse forrige skoleår vil nå ligge i 7. klasse og de samme medlemmene vil være her. Lærerenes tilganger vil også følge klassen.
Opprykk alternativ 2:
Slå av synk (Om gruppene i kontaktlisten allerede er tomme for kontakter og hengelåsene er fjernet, betyr det at synk automatisk er slått av i forbindelse med opprykk i skoleadministrasjonssystemet)
Slett alle gruppene
Slå på synk med nye gruppenavn
Konsekvens: Nå vil man få en "fersk" innboks som ikke inneholder meldinger. Dersom man går inn på et medlem og trykker meldingsflyt vil man likevel se historikken knyttet til denne personen.
Opprykk alternativ 3:
Lage grupper som heter f eks 2010-kull, 2011-kull osv.
Konsekvens: På denne måten slipper man å bekymre seg for at historikken forsvinner da gruppene ikke behøver å endre navn fra år til år.
Generelt for synkronisering og opprykk
De aller fleste skoleadministrasjonssystem er organisert på en måte der morgruppen som huser alle klassegrupper har samme navn som skoleåret (eks 2017-2018). Ved opprykk vil denne morgruppen endre navn og all synkronisering vil slås av automatisk. Opprykk godkjennes oftest sentralt i kommunen og kan i enkelte tilfeller avhengig av kommunen ta noe tid.
Det er viktig at man forholder seg bevisst til opprykk i Transponder. Om man ikke foretar seg noe, men kun slår synkroniseringen på igjen uten å endre gruppenavn eller slette grupper, vil meldingshistorikken tilknyttet fjordårets 6. klasse ligge i årets 6. klasse og potensielt kunne leses av feil personer.